Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Dominik Ginting Ginkaro c/o IP-Management #12422 Ludwig-Erhard-Str. 18 20459 Hamburg Deutschland E-Mail: contact@forebrief.app

Forebrief ist ein Werkzeug, mit dem unsere Kundinnen und Kunden — überwiegend Beraterinnen und Berater — eigene Formulare erstellen und an ihre eigenen Kundinnen und Kunden schicken. Für den Datenschutz sind das zwei getrennte Rollen: Für die Daten des Kontos (Anmeldung, Abo, Nutzung unserer Oberfläche) sind wir Verantwortlicher. Diese Erklärung beschreibt diese Verarbeitung. Für die Antworten, die Befragte in ein Formular eintragen, ist die Person oder das Unternehmen verantwortlich, die das Formular erstellt und versendet hat. Wir verarbeiten diese Antworten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wenn Sie ein Formular ausgefüllt haben und Auskunft oder Löschung möchten, wenden Sie sich bitte an die Stelle, von der Sie den Link erhalten haben — wir dürfen diese Daten nicht eigenständig herausgeben. Auf Wunsch nennen wir Ihnen die verantwortliche Stelle.

Umfang der Verarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für einen funktionsfähigen Dienst und für unsere Leistungen erforderlich ist, oder soweit Sie eingewilligt haben oder eine Rechtsvorschrift es erlaubt. Rechtsgrundlagen - Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: rechtliche Verpflichtung - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse Löschung und Speicherdauer Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Die Fristen der einzelnen Verarbeitungen stehen in den folgenden Abschnitten.

Forebrief wird bei Vercel Inc. (USA) betrieben; die Anwendung läuft in deren Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die Datenbank mit Konten, Formularen und Antworten liegt bei Neon (USA), ebenfalls in Frankfurt. Beide sind unsere Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Da die Anbieter ihren Sitz in den USA haben, ist ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen; die Übermittlung stützt sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Bei jedem Aufruf erfasst der Server automatisiert: - IP-Adresse des anfragenden Geräts - Datum und Uhrzeit des Zugriffs - aufgerufene Adresse und HTTP-Statuscode - übertragene Datenmenge - verweisende Adresse, sofern übermittelt - Browser- und Betriebssystemangaben, sofern übermittelt Diese Daten sind nötig, damit die Seite ausgeliefert werden kann, und dienen der Stabilität und Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die IP-Adresse wird außerdem kurzzeitig im Arbeitsspeicher ausgewertet, um missbräuchlich häufige Anfragen zu bremsen; sie wird dafür nicht dauerhaft gespeichert. Speicherdauer: Vercel bewahrt diese Protokolle höchstens einen Tag auf und löscht sie danach. Einmal täglich löscht ein automatischer Aufräumauftrag abgelaufene Daten, etwa abgelaufene Zwischenstände und Antworten jenseits der eingestellten Aufbewahrungsfrist. Anschriften der Anbieter: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA Neon, LLC, Tochtergesellschaft der Databricks, Inc., 160 Spear Street, Suite 1300, San Francisco, CA 94105, USA

Für ein Konto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, soweit Sie ihn angeben, und die Anmeldedaten. Die Anmeldung und Kontoverwaltung läuft über Clerk, Inc. (USA). Clerk setzt dafür technisch notwendige Cookies und speichert Anmeldedaten in eigenen Systemen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und, soweit anwendbar, des EU-U.S. Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zum Schutz vor automatisierten Anmeldungen kann Clerk bei der Registrierung und Anmeldung den Dienst Cloudflare Turnstile einbinden. Dabei werden die IP-Adresse und technische Merkmale des Browsers an Cloudflare übermittelt, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Konten vor Missbrauch. In unserer Datenbank speichern wir zu Ihrem Konto die Kennung und die E-Mail-Adresse sowie Ihre Einstellungen, Formulare und deren Antworten. Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden diese Daten gelöscht; siehe Abschnitt 13. Warteliste und Einladung: Neue Konten vergeben wir zurzeit nur auf Einladung. Tragen Sie sich auf unserer Startseite in die Warteliste ein, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die Zeitpunkte von Eintragung und Bestätigung, Ihren Platz auf der Warteliste, Eintragungen über Ihren persönlichen Empfehlungslink und die Website, über die Sie zu uns gekommen sind. Die Warteliste führen wir mit NearlyIn, einem Dienst, den wir selbst betreiben. Sie erhalten eine E-Mail, mit der Sie Ihre Adresse bestätigen, danach gegebenenfalls Hinweise zu Ihrem Platz und schließlich die Einladung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa mit einer Nachricht an contact@forebrief.app; dann löschen wir Ihren Eintrag. Legen Sie über die Einladung ein Konto an, prüfen wir den Einladungscode bei NearlyIn und vermerken ihn dort als eingelöst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anschriften der Anbieter: Clerk, Inc., 660 King Street, Unit 345, San Francisco, CA 94107, USA Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA

Kostenpflichtige Pakete rechnen wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, mit Stripe, Inc., USA). Zahlungsdaten wie Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir sehen und speichern sie nicht. Wir erhalten von Stripe eine Kundenkennung, den gebuchten Plan und den Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung von Rechnungsdaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung eigenständig verantwortlich; es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe.

Für den Versand von E-Mails nutzen wir Resend (USA) als Auftragsverarbeiter. Dabei werden die Empfängeradresse und der Inhalt der Nachricht übermittelt. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Benachrichtigungen an Sie: Wenn Sie Benachrichtigungen aktivieren, senden wir Ihnen eine E-Mail, sobald ein Formular beantwortet wurde. Diese E-Mail enthält eine Zusammenfassung der Antworten, also auch Angaben der Befragten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei rein informatorischen Hinweisen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bestätigungen an Befragte: Hat die verantwortliche Stelle das eingeschaltet, erhalten Befragte nach dem Absenden eine Bestätigung an die E-Mail-Adresse, die sie im Formular angegeben haben. Den Text bestimmt die verantwortliche Stelle; wir versenden ihn in ihrem Auftrag (siehe Abschnitt 2). Anschrift des Anbieters: Plus Five Five, Inc. (Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA

Welche Angaben ein Formular erhebt, bestimmt allein die Stelle, die es erstellt hat (siehe Abschnitt 2). Wir speichern dazu: - die Antworten und, sofern das Formular es vorsieht, hochgeladene Dateien - den Zeitpunkt des Absendens und die benötigte Dauer - den Weg durch das Formular, also welche Seiten angezeigt wurden - eine zufällige Sitzungskennung, damit angefangene und abgeschlossene Läufe zusammenpassen - bei persönlichen Einladungen: die von der verantwortlichen Stelle hinterlegten Angaben wie Name, E-Mail-Adresse oder eine Kundennummer Eine IP-Adresse der Befragten speichern wir zu den Antworten nicht. „Später fortsetzen“: Wird diese Funktion genutzt, speichern wir die bisherigen Antworten unter einem zufälligen Link. Der zugehörige Schlüssel wird nur als Hashwert gespeichert. Der Link läuft nach 14 Tagen ab und wird anschließend samt Zwischenstand gelöscht. Speicherdauer: Antworten bleiben gespeichert, bis die verantwortliche Stelle sie löscht oder ihr Konto löscht. Diese Stelle kann in ihren Einstellungen eine Aufbewahrungsfrist setzen; danach löschen wir Antworten automatisch. Einladungslinks laufen nach der eingestellten Frist ab.

Damit die verantwortliche Stelle sieht, an welcher Stelle Befragte abbrechen, zählen wir Aufrufe und erreichte Schritte pro Formular. Dazu speichern wir die Formularkennung, den Schritt, die Art des Ereignisses, den Zeitpunkt und eine zufällige Sitzungskennung — keine IP-Adresse, keinen Gerätefingerabdruck und keine Kennung, die über verschiedene Websites hinweg funktioniert. Wir setzen keine Analyse- oder Werbedienste Dritter ein und binden keine Karten ein. Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich. Bindet die verantwortliche Stelle ein Logo, ein Hintergrundbild oder ein Hintergrundvideo per Link von einer anderen Adresse ein, lädt Ihr Browser es von dort. Der Betreiber dieser Adresse erhält dabei Ihre IP-Adresse; dafür ist die verantwortliche Stelle verantwortlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 400 Tage, sofern nicht anders eingestellt.

Enthält ein Formular ein Feld für Dateien, speichern wir die hochgeladene Datei und geben sie nur an berechtigte Mitglieder des jeweiligen Kontos aus. Dateien, die keiner abgeschickten Antwort zugeordnet sind, löschen wir automatisch. Die Dateien speichern wir im Speicherdienst R2 von Cloudflare, Inc. (USA), mit Datenstandort in der EU. Cloudflare ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; soweit ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen ist, stützt sich die Übermittlung auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Ist kein solcher Speicher eingerichtet, bieten wir keine Datei-Felder an. Anschrift des Anbieters: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber unseren Kundinnen und Kunden; gegenüber Befragten handeln wir als Auftragsverarbeiter.

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: die Sitzungscookies der Anmeldung (siehe Abschnitt 5). Ohne sie können Sie sich nicht anmelden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zusätzlich merkt sich Ihr Browser kleine Einstellungen der Oberfläche, etwa ob die Seitenleiste eingeklappt ist. Diese Angaben bleiben auf Ihrem Gerät und erreichen unseren Server nicht. Beim Ausfüllen eines Formulars hält Ihr Browser die bisherigen Angaben im Speicher des geöffneten Tabs, damit sie ein Neuladen der Seite überstehen. Sie bleiben auf Ihrem Gerät, werden mit dem Absenden gelöscht und verfallen, sobald der Tab geschlossen wird. Außerdem legt ein öffentliches Formular im Speicher Ihres Browsers eine zufällige Gerätekennung („ff_device_id“) und nach dem Absenden einen Vermerk („ff_done_…“) ab. Damit erkennt das Formular, dass es von diesem Gerät schon beantwortet wurde. Hat die verantwortliche Stelle „nur eine Antwort pro Gerät“ eingeschaltet, wird die Gerätekennung mit der Antwort übermittelt und gespeichert, um doppelte Antworten zu verhindern. Die Kennung funktioniert nur für unsere Formulare, nicht über andere Websites hinweg. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können beides jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. Öffentliche Formulare setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken.

Zu jedem Konto protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge — etwa Veröffentlichungen, Exporte, Einladungen und Änderungen an Einstellungen — mit Zeitpunkt, Konto und betroffenem Objekt. Das schützt vor Missbrauch und macht Änderungen nachvollziehbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Über uns hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn es die betroffene Stelle selbst einrichtet: etwa ein Webhook an ein eigenes System (zum Beispiel über Zapier oder Make), ein Export als CSV oder eine Verbindung zu HubSpot oder Google Sheets. Ziel und Zweck bestimmt dann die Stelle, die das eingerichtet hat; für diese Übermittlung ist sie verantwortlich. Im Übrigen geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Kontolöschung: Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir Ihre Formulare, Antworten, hochgeladenen Dateien und Einstellungen sowie die Anmeldedaten bei Clerk. Rechnungsdaten bei Stripe bleiben im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten: - Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) - Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) - Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) - Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) - Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) - Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Wenden Sie sich dafür an contact@forebrief.app. Haben Sie ein Formular ausgefüllt, ist die Stelle zuständig, die Ihnen den Link geschickt hat (siehe Abschnitt 2). Zuständige Aufsichtsbehörde Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5 30159 Hannover Telefon: +49 511 120-4500 E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de Website: https://www.lfd.niedersachsen.de

Die Verbindung ist durchgehend mit TLS verschlüsselt (HTTPS). Zugangsdaten zu fremden Systemen — etwa Webhook-Geheimnisse und Zugangsschlüssel von Integrationen — speichern wir verschlüsselt. Zugriff auf Antworten haben nur Mitglieder des jeweiligen Kontos im Rahmen ihrer Rolle. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Veränderung und unbefugten Zugriff.

Wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert, passen wir diese Erklärung an. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.